KI-verwaltete Inboxen

Mit KI-verwalteten Postfächern erhält das E-Mail-Marketing eine neue Dimension. Für die Empfängerinnen und Empfänger wird das Mail-Management einfacher, Versender müssen wissen, wie Ihre Mails von der KI als relevant eingestuft werden. Christian Schäfer Lorenz von GMX.ch erklärt, auf was Sie achten müssen.

Nach welchen konkreten Signalen entscheiden KI-Systeme heute, ob ein E-Mail bis zu den Empfängerinnen und Empfängern gelangt – und welche Stellschrauben können Marketer gezielt verändern?

KI-basierte Systeme bewerten E-Mails anhand hunderter Signale, nicht anhand einzelner Kriterien. Grundlage sind technische Vertrauenssignale wie Absenderreputation, E-Mail-Authentifizierung und Versandqualität sowie die Nutzersignale – etwa ob Inhalte geöffnet, gelesen oder als unerwünscht markiert werden. Langfristig profitieren Absender, deren Inhalte von den Empfängerinnen und Empfängern tatsächlich genutzt und geschätzt werden.

Wenn die Empfängerinnen und Empfänger Inhalte zunehmend nur noch als KI-Zusammenfassungen lesen: Welche Anforderungen müssen E-Mails erfüllen, damit die KI ihren Mehrwert erkennt und vertrauenswürdig darstellt?

Die Anforderungen ändern sich durch künstliche Intelligenz nur teilweise: Sinnvoll ist eine KI-optimierte Darstellung der Inhalte mit klarer Struktur, die von den LLMs interpretiert werden können. Das schafft die Basis für KI-gestützte Zusammenfassungen. Entscheidend bleibt aber die Relevanz für Empfängerinnen und Empfänger, nicht die Optimierung für einen Algorithmus. Die beste KI-Optimierung ist deshalb oft dieselbe wie die beste Newsletter-Optimierung: relevanter Inhalt, klare Botschaften, erkennbarer Mehrwert.

Wie sollten Inhalte strukturiert und formuliert sein, damit sie sowohl für Menschen als auch für KI-Systeme klar, eindeutig und relevant interpretierbar sind?

Eine besondere «KI-Optimierung» der Inhalte für die korrekte Zustellung und Darstellung von E-Mails ist nicht zwingend erforderlich. Es existieren bereits etablierte Standards, um Informationen maschinenlesbar bereitzustellen. Dazu zählen beispielsweise strukturierte Daten auf Basis von schema.org. Bei GMX nutzen wir diese bereits für die intelligente Einordnung von E-Mails in Kategorien. Zudem können über unseren Qualitätsstandard trustedDialog das Absenderlogo sowie ein E-Mail-Siegel integriert werden. Dadurch werden zertifizierte Versender sofort erkennbar. Über das Format trustedDialog Preview können bis zu 3 Vorschaubilder und/oder ein Gutscheincode direkt in der Inbox angezeigt werden. Die wichtigste Voraussetzung bleibt aber auch hier ein relevanter Inhalt für Empfängerinnen und Empfänger.

Helfen uns KI-Inboxen bei der Bewältigung der Mailflut?

Ja. Das Intelligente Postfach von GMX bspw. kategorisiert automatisch E-Mails. Bestellungen, Newsletter oder Verträge sind so schneller auffindbar. Künstliche Intelligenz entwickelt diesen Ansatz weiter: von der reinen Sortierung hin zur aktiven Unterstützung beim Verstehen, Priorisieren und Wiederfinden von Informationen.

Wie gross ist das Risiko, dass ein E-Mail nicht bis zu einem Empfänger oder einer Empfängerin gelangt?

Das hängt unter anderem vom individuellen Nutzungsverhalten ab. Wichtig ist, dass Nutzerinnen und Nutzer jederzeit die Kontrolle behalten: KI-Funktionen können durch automatische Kategorisierung die Orientierung erleichtern. Bei GMX stehen aber nach wie vor sämtliche Nachrichten in der klassischen chronologischen Ansicht zur Verfügung. Das bedeutet volle Transparenz.

Wollen Versender, dass Ihre E-Mails wirklich beachtet werden, können Sie wichtige Newsletter oder Sales-Aktionen bei uns mit Anzeigen unterstützen. Solches Display Advertising kann im Vorfeld, während der Aktion oder im Nachgang für zusätzliche Aufmerksamkeit sorgen.

Was sind die wichtigsten Dos und Don’ts beim Einsatz von KI-Inboxen?

Zu den Dos gehören: Auf datenschutzkonforme, vertrauenswürdige Anbieter und auf Transparenz bei der Datenverwendung achten; bevorzugt Lösungen mit vortrainierten Modellen wählen sowie die Nutzerdaten nicht zum KI-Training verwenden. Zudem können User selbst die Performance der KI verbessern, indem sie falsch kategorisierte E-Mails in den richtigen Ordner verschieben oder auch als Spam markieren.

Es gibt mehrere wichtige Don'ts: Etwa sensible Informationen ungeprüft an externe KI-Dienste weitergeben bzw. davon ausgehen, dass persönliche Inhalte automatisch vor Modelltraining geschützt sind.

Welche Auflagen bezüglich IT-Sicherheit und Corporate Governance bestehen bei KI-Inboxen?

Entscheidend ist aus unserer Sicht, unter welchen Rahmenbedingungen KI im Postfach arbeitet. Bei GMX nutzen wir künstliche Intelligenz ausschliesslich zur Unterstützung der Mail-Kommunikation, ohne Zugriff anderer Dienste oder Ökosysteme. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform, die Modelle laufen in unseren eigenen Rechenzentren, und persönliche E-Mails werden nicht zum Training der KI verwendet. Das E-Mail-Postfach enthält viele sensible Informationen aus der privaten und geschäftlichen Kommunikation unserer User. Es ist ein besonders relevanter Teil ihrer digitalen Identität und die Schaltzentrale des digitalen Alltags. Deshalb sollten User auf europäische Anbieter setzen, die Datenschutz und Sicherheit konsequent in den Mittelpunkt stellen.