Mailings personalisieren und individualisieren

Eine persönliche Ansprache ist Pflicht. Sind zudem die zusätzlichen Botschaften eines Mailings auf die Interessen und Bedürfnisse des Empfängers abgestimmt, steigt dessen Interesse weiter. In der heutigen Zeit gehören personalisierte und individualisierte Mailings zum Standard. Aber: je höher der Individualisierungsgrad, desto höher die Anforderungen an die Datenqualität und desto anspruchsvoller und aufwändiger wird die Umsetzung.

Druckverfahren für die Personalisierung

Für das Personalisieren und Individualisieren von Mailings kommen die Technologien Laser- und Inkjetdruck in Frage.

• 1:1-Marketing pur ermöglicht der Inkjetdruck. Damit lässt sich die ganze Botschaft inklusive Grafiken und Bilder für jeden Empfänger persönlich und individuell drucken. Und auch die Druckqualität ist gut: Sie ist bei modernen Maschinen durchaus mit Resultaten aus dem Offsetdruck zu vergleichen.
• Gelasert werden individuelle personalisierte Elemente auf die im Offset- oder einem anderen Druckverfahren produzierten Vordrucke. Eine Ausnahme bildet einzig das Endlosverfahren – hier wird in einem Arbeitsgang gedruckt und gelasert.

Partner für die Personalisierung und fürs Individualisieren

Das Adressieren, Frankieren, Personalisieren und Individualisieren wird bei manchen Produktionsverfahren bereits im Druck- oder Finishing-Prozess integriert. Meist werden aber die im Offsetverfahren vorgedruckten Werbemittel in einem separaten Arbeitsgang personalisiert und individualisiert. Diese Arbeiten führen Druckereien und Lettershops aus. Beim Digitaldruck ist es wichtig, dass die Druckerei eine moderne Infrastruktur besitzt, damit das Resultat auch qualitativ überzeugt.

Tipps für das Personalisieren und Individualisieren

1. Achten Sie beim Individualisieren von Botschaften und bei personalisierten Inhalten darauf, dass Sie nur Informationen verwenden, die bezüglich Datenschutz unbedenklich sind und durch die sich der Empfänger in seiner Privatsphäre nicht gestört fühlt.
2. Stellen Sie sicher, dass die Adressen aktuell und dublettenfrei sind.
3. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen (Adresse, Anrede, individuelle Zahlen, Textbausteine und Bilder) in der Quelldatei vollständig sind. Achten Sie besonders auf die richtigen Textlängen.
4. Personalisieren Sie nicht nur den Adressträger (z.B. Couvert oder Brief), sondern auch das Antwortelement. Dies vereinfacht dem Empfänger das Antworten und erhöht den Response.
5. Es ist möglich, mehrere Mailingbestandteile zu personalisieren und zu individualisieren. Dies bedingt jedoch, dass die Teile erst nach dem Personalisieren und Individualisieren getrennt und sofort kuvertiert werden.

6. Legen Sie den Stand der variablen Elemente genau fest, falls Sie mit Vordrucken arbeiten (Muster anfertigen).
7. Achten Sie beim Lasern von Briefvordrucken darauf, dass das Papier lasertauglich ist.
8. Wenn Sie die Unterschrift vordrucken, dann stellen Sie insbesondere bei variablen Brieftexten sicher, dass der Stand von Unterschrift und Text stimmt.
9. Achten Sie beim Lasern oder Inkjeten von Vordrucken darauf, dass Schrifttyp und -grösse der variablen Elemente mit den vorgedruckten Texten übereinstimmen.
10. Berücksichtigen Sie beim Personalisieren des Response-Elements auch allfällige Vorgaben der Response-Bearbeitung (z.B. Stand Codes, Schrifttyp und -grösse usw.).
11. Fordern Sie ein Gut-zum-Laser/-Druck mit mehreren Druckmustern an und prüfen Sie folgende Punkte:
• Ist die Adresse korrekt im Adressfenster platziert?
• Stimmen Name und Geschlecht in Adresse und Anrede überein?
• Sind die Codierungen und Kundennummern korrekt?
• Stimmen die individualisierten Elemente mit den Zielpersonen überein (Stichprobe)?
• Stimmen alle Umbrüche in den variablen Textteilen?
• Stehen alle Individualisierungen am richtigen Ort?
• Stimmt das Schriftbild mit den Vorgaben überein?
• Sind die personalisierten und individualisierten Einfügungen sauber und standrichtig gedruckt?