So schreiben Sie Briefe ohne Floskeln

Still und heimlich haben sie sich in die Korrespondenz vieler Unternehmen eingeschlichen: nichtssagende Redensarten, Phrasen, Floskeln. Und da bleiben Sie so lange, bis mal jemand tüchtig abstaubt... Floskeln machen Sätze und Briefe langweilig, unpersönlich und schaden somit auch dem Image des Absenders. Aktive, bildhafte und präzise Wörter und Aussagen hingegen sorgen für klare Botschaften und gute Stimmung. Unsere Beispiele zeigen, wie sich dadurch die Wirkung eines Schreibens verändert.

Formulierungen in der Anrede

Floskel: Sehr geehrte Kunden

Besser:

• Sehr geehrte Frau Muster
• Liebe Frau Muster
• Guten Tag Frau Muster

Hinweis: Anrede immer Einzahl und passend zu Beziehungstiefe

Formulierungen im Einstieg

Floskel: Wir bestätigen den Eingang Ihres Schreibens

Besser:

• Danke für Ihr Schreiben vom (...)
• Ihr Schreiben ist angekommen – vielen Dank.

Floskel: Wir beziehen uns auf Ihr Mail vom (...) und teilen Ihnen Folgendes mit: (…)

Besser:

• Wir danken Ihnen für Ihr Mail vom (...).
• Heute informieren wir Sie darüber, (...)
• In Ihrem E-Mail vom (...) bitten Sie um eine Besprechung mit dem Produktionsleiter. Diese Termine sind möglich: (...)

Floskel: Bezug nehmend auf Ihre Anfrage vom (…) nehmen wir wie folgt Stellung.

Besser:

• Vielen Dank für Ihre Anfrage vom (...). Inzwischen haben wir die Zahlen geprüft. Sie zeigen, ...
• Sie haben sich am (...) nach der Versicherungspolice «xy» erkundigt. Die folgenden Punkte dürften für Sie interessant sein:

Hinweis: Konkret werden

Floskel: Für Ihr Interesse an unseren Produkten bedanken wir uns.

Besser:

• Ihr Interesse für unser (Produktgruppe und -name) freut uns sehr.

Formulierungen im Mittelteil

Floskel: Sollte sich Ihre Überweisung mit diesem Schreiben gekreuzt haben, ...

Besser:

• Falls Sie die Rechnung inzwischen bezahlt haben, brauchen Sie nichts zu unternehmen.

Floskel: Wenn Sie den Betrag nicht bis (...) überweisen, sehen wir uns gezwungen, den Rechtsweg einzuschlagen.

Besser:

• Bitte überweisen Sie den Betrag von (...) bis am (...). So sparen Sie sich Mahn- oder gar Betreibungskosten, Ärger und Aufwand.
• Jetzt ist es fünf vor zwölf – allerhöchste Zeit für Ihre Zahlung. Bitte überweisen Sie den Betrag von CHF (...) bis zum (...) auf unser Bankkonto, sonst müssen wir die Betreibung einleiten.

Floskel: Beiliegend senden wir Ihnen die gewünschten Unterlagen.

Besser:

• Die gewünschten Kataloge über (...) haben wir Ihnen dazugelegt.
• Die beigelegte Dokumentation enthält alle Informationen zum Neubau-Projekt «Unter den Linden».

Floskel: Sobald wir den Sachverhalt geklärt haben, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen.

Besser:

• Sie hören von uns, sobald wir wissen, wie wir Ihnen entgegenkommen können.
• Bitte haben Sie eine Woche Geduld – danach informiere ich Sie persönlich über die nächsten Schritte.
• Danke für Ihr Vertrauen. Wir kümmern uns um Ihr Anliegen und geben Ihnen bis zum (...) Bescheid.

Formulierungen im Schlusssatz

Floskel: Wir übersenden Ihnen die Unterlagen zu unserer Entlastung zurück.

Besser:

• Mit diesem Schreiben erhalten Sie Ihre Unterlagen zurück.

Hinweis: «zu unserer Entlastung» ist veraltet und zu streng

Floskel: Wir hoffen, Sie an unserem Messestand begrüssen zu dürfen.

Besser:

• Wir freuen uns, wenn Sie uns an der Messe (...) besuchen.
• Wir freuen uns auf Ihren Besuch an unserem Messestand.
• Sehen wir uns an der Messe? Wir freuen uns auf Sie!

Floskel: Wir stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Besser:

• Wir sind für Sie da.
• Bei Fragen erreichen Sie uns unter (...).

Floskel: Wir bedauern, Ihnen keinen besseren Bescheid geben zu können und grüssen Sie freundlich.

Besser:

• Wir freuen uns, wenn Sie uns trotz dieser Absage in Zukunft erneut anfragen.

Floskel: Wir sehen Ihrer geschätzten Antwort mit Freude entgegen

Besser:

• Wir freuen uns auf Ihre Antwort.

Floskel: Wir hoffen, Ihnen hiermit gedient zu haben und verbleiben

Besser:

• Sind Ihre Fragen beantwortet? Sonst einfach anrufen, wir sind für Sie da.

Floskel: Wir bitten Sie um Stellungnahme.

Besser:

• Bitte informieren Sie uns bis (...) darüber, wie Sie die Situation einschätzen.
• Bitte teilen Sie uns Ihre Einschätzung bis (...) mit.

Hinweis: «Stellungnahme» klingt sehr streng

Floskel: Wir bitten um Kenntnisnahme

Besser:

• Danke, dass Sie den Betrag in den nächsten Tagen überweisen.

Hinweis: konkret werden oder weglassen, denn wer den Brief liest, nimmt sowieso vom Inhalt Kenntnis

Floskel: Besten Dank für Ihr Verständnis

Besser:

• Wir hoffen, Sie verstehen unseren Entscheid.
• Danke, dass Sie uns entgegenkommen.
• Wir freuen uns, dass Sie mit unserem Gegenvorschlag einverstanden sind.

Hinweis: oder einfach weglassen, denn dies ist oft besser, als dem Gegenüber mit dieser Aussage zu verstehen zu geben, dass Sie einen Sachverhalt als akzeptiert/erledigt betrachten

Formulierungen in der Grussformel

Floskel: Mit freundlichen Grüssen

Besser:

• Freundliche Grüsse
• Herzliche Grüsse
• Sommerliche, winterliche, herbstliche Grüsse
• Sommerliche, sportliche, musikalische Grüsse

Hinweis: passend zur Beziehung, ev. auch zur Branche, darf je nach Unternehmen auch kreativ sein