So schreiben Sie ohne Floskeln

Nichtssagende Formulierungen, Phrasen, Floskeln machen Ihre Briefe, E-Mails und Nachrichten in Chats, über Social Media und Messenger-Dienste unpersönlich und unverbindlich. Sie schaden der Beziehung zu Ihren Kundinnen und Kunden und dem Image Ihres Unternehmens. Konkrete Aussagen hingegen sorgen für klare Botschaften, Ihr Gegenüber fühlt sich ernstgenommen.

Auch Sie erhalten gerne einen Brief, in dem Sie mit Ihrem Namen angesprochen werden. Oder ein E-Mail, in dem Sie eine weiterführende Antwort auf Ihr Anliegen erhalten und nicht mit Phrasen abgespeist werden. So können Sie sogar einen negativen Bescheid besser akzeptieren. Unsere Beispiele zeigen Ihnen, wie Sie mit Ihrer Geschäftskorrespondenz einen zeitgemässen, persönlichen und verbindlichen Eindruck Ihres Unternehmens vermitteln.

Formulierungen in der Anrede

Floskel: Sehr geehrte Kunden

Besser:

• Sehr geehrte Frau Muster
• Liebe Frau Muster
• Guten Tag Frau Muster

Hinweis: Anrede immer in Einzahl, mit der Nennung des Namens und passend zur Beziehungstiefe.

Formulierungen im Einstieg

Floskel: Wir bestätigen den Eingang Ihres Schreibens.

Besser:

• Danke für Ihr Schreiben vom (...)
• Ihr Schreiben ist angekommen – vielen Dank.

Floskel: Wir beziehen uns auf Ihr Mail vom (...) und teilen Ihnen Folgendes mit: (…)

Besser:

• Wir danken Ihnen für Ihr Mail vom (...).
• Heute informieren wir Sie darüber, (...)
• In Ihrem E-Mail vom (...) bitten Sie um eine Besprechung mit unserem Produktionsleiter. Herr / Frau (...) hätte an folgenden Daten Zeit für Sie.

Floskel: Bezug nehmend auf Ihre Anfrage vom (…), nehmen wir wie folgt Stellung.

Besser:

• Vielen Dank für Ihre Anfrage vom (...). Inzwischen haben wir die Zahlen geprüft. Sie zeigen, ...
• Sie haben sich am (...) nach der Versicherungspolice «xy» erkundigt. Die folgenden Punkte dürften für Sie interessant sein:

Hinweis: Konkret werden

Floskel: Für Ihr Interesse an unseren Produkten bedanken wir uns.

Besser:

• Ihr Interesse für unser (Produktgruppe und -name) freut uns sehr.

Hinweis: Je persönlicher Ihre Kommunikation ist, desto besser.

Formulierungen im Mittelteil

Floskel: Sollte sich Ihre Überweisung mit diesem Schreiben gekreuzt haben, ...

Besser:

• Falls Sie die Rechnung inzwischen bezahlt haben, brauchen Sie nichts zu unternehmen.

Floskel: Wenn Sie den Betrag nicht bis (...) überweisen, sehen wir uns gezwungen, den Rechtsweg einzuschlagen.

Besser:

• Bitte überweisen Sie den Betrag von (...) bis am (...). So sparen Sie sich Mahn- oder Betreibungskosten.
• Bitte überweisen Sie den Betrag von CHF (...) bis spätestens am (...) auf unser Bankkonto. Danach müssen wir die Betreibung einleiten.

Floskel: Beiliegend senden wir Ihnen die gewünschten Unterlagen.

Besser:

• Die Kataloge zum Thema (...) finden Sie als Beilage.
• Die Dokumentation enthält alle Informationen zum Neubauprojekt «Unter den Linden».

Floskel: Sobald wir den Sachverhalt geklärt haben, werden wir uns zu gegebener Zeit mit Ihnen in Verbindung setzen.

Besser:

• Sie hören von uns, sobald wir wissen, wie wir Ihnen entgegenkommen können.
• Bitte haben Sie eine Woche Geduld – danach informiere ich Sie persönlich über die nächsten Schritte.
• Danke für Ihr Vertrauen. Wir kümmern uns um Ihr Anliegen und geben Ihnen bis zum (...) Bescheid.

Hinweis: Seien Sie konkret, wählen Sie positive Worte und bleiben Sie immer höflich.

Formulierungen im Schlusssatz

Floskel: Wir senden Ihnen die Unterlagen zu unserer Entlastung zurück.

Besser:

• Mit diesem Schreiben erhalten Sie Ihre Unterlagen zurück.
• Die Unterlagen schicken wir Ihnen zurück.

Floskel: Wir hoffen, Sie an unserem Messestand begrüssen zu dürfen.

Besser:

• Wir freuen uns, wenn Sie uns an der Messe (...) besuchen.
• Wir freuen uns auf Ihren Besuch an unserem Messestand.
• Sehen wir uns an der Messe? Wir freuen uns auf Sie!

Floskel: Wir stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Besser:

• Wir sind für Sie da.
• Bei Fragen erreichen Sie uns unter (...).

Floskel: Wir bedauern, Ihnen keinen besseren Bescheid geben zu können, und grüssen Sie freundlich.

Besser:

• Wir freuen uns, wenn Sie uns trotz dieser Absage in Zukunft erneut anfragen.

Floskel: Wir sehen Ihrer geschätzten Antwort mit Freude entgegen.

Besser:

• Wir freuen uns auf Ihre Antwort.

Floskel: Wir hoffen, Ihnen hiermit gedient zu haben, und verbleiben ...

Besser:

• Sind Ihre Fragen beantwortet? Sonst einfach anrufen, wir sind für Sie da.

Floskel: Wir bitten Sie um Stellungnahme.

Besser:

• Bitte informieren Sie uns bis (...) darüber, wie Sie die Situation einschätzen.
• Bitte teilen Sie uns Ihre Einschätzung bis zum (...) mit.

Hinweis: Das Wort «Stellungnahme» klingt sehr streng.

Floskel: Wir bitten um Kenntnisnahme.

Besser:

• Danke, dass Sie den Betrag in den nächsten Tagen überweisen.

Hinweis: konkret werden oder weglassen, denn wer den Brief liest, nimmt sowieso vom Inhalt Kenntnis.

Floskel: Besten Dank für Ihr Verständnis.

Besser:

• Wir hoffen, Sie verstehen unseren Entscheid.
• Danke, dass Sie uns entgegenkommen.
• Wir freuen uns, dass Sie mit unserem Vorschlag einverstanden sind.

Hinweis: Höflichkeit und Empathie bis zum Schluss.

Formulierungen in der Grussformel

Floskel: Mit freundlichen Grüssen

Besser:

• Freundliche Grüsse
• Herzliche Grüsse
• Sommerliche, winterliche, herbstliche Grüsse
• Sportliche, musikalische Grüsse

Hinweis: Passend zur Beziehung, ev. auch zur Branche, darf die Grussformel je nach Unternehmen auch kreativ sein. Sie sollten sich damit aber nie bei Ihren Kundinnen und Kunden anbiedern.