Der Briefumschlag

Das Versandcouvert schafft den ersten Kontakt zu Ihren Zielpersonen. Regt es sie zum Öffnen an, ist Ihnen der erste Schritt zum Dialog gelungen. Für Mailings im B2B-Bereich ist ein normales Geschäftscouvert mit oder ohne Fenster ein geeigneter Türöffner. Im B2C-Bereich können ein Aufdruck, ein spezielles Fenster, ein spezielles Format oder ein ungewöhnliches Material die Empfängerin oder den Empfänger zum Öffnen des Mailings animieren.

Die Grundlagen

Mit dem Briefumschlag vermitteln Sie Ihren Zielpersonen erste Signale, die bewusst oder unbewusst wahrgenommen und positiv oder negativ bewertet werden. Ein neutraler Umschlag kann auch bei der Ansprache von Privatpersonen sinnvoll sein und Interesse wecken. Weist das neutrale Couvert jedoch ein Fenster auf, erinnert es möglicherweise an eine Rechnung. Sie sollten von Fall zu Fall abwägen, ob Sie den Briefumschlag mit der Absenderadresse versehen oder nicht.

Mit der Gestaltung des Briefumschlags wecken Sie beim Empfänger Erwartungen bezüglich des Inhalts. Werden diese enttäuscht, ist die Wirkung kontraproduktiv. Ein zurückhaltend gestalteter Umschlag mit Privatpostcharakter passt nicht zu einer schreienden Werbebotschaft im Inhalt. Enthält das Mailing ein attraktives, auf die Zielgruppe abgestimmtes Angebot, darf und soll der Umschlag Akquisitionscharakter haben. Aussagen wie «Gewinnen Sie ein E-Bike», «Ein Einkaufsgutschein für Sie» oder «Flussreisen zu Schnäppchenpreisen» signalisieren den Empfängerinnen und Empfängern, dass sie von Spezialangeboten profitieren können.

Die Anmutung des Briefumschlags muss immer der Art und der Präsentation des Inhalts entsprechen. Ein prägnant formuliertes Nutzenversprechen oder ein wirkungsvolles Bildelement animieren zum Öffnen des Mailings. Zum Gesamteindruck, den Ihr Briefumschlag vermittelt, zählen auch die Empfängeradresse und die Frankatur: Eine mit Adresskleber aufgebrachte Adresse wirkt billiger als eine sauber aufgedruckte Adresse oder ein Fenster. Auch bei der Frankierung haben Sie verschiedene Möglichkeiten, um den positiven Eindruck zu unterstützen.

Die Frankiervarianten im Überblick

Die Frankatur ist ein nicht zu unterschätzendes Kommunikationselement. Sie muss zum Absender, zum Angebot und zum Gesamtauftritt des Mailings passen. Die Post bietet Ihnen eine breite Palette von Frankiermöglichkeiten an.

Vielfältige Gestaltungs- und Ausführungsmöglichkeiten

Bei der Wahl des Formats und des Materials für den Briefumschlag sind Sie weitgehend frei. Am häufigsten kommen für den Mailingversand die Standardformate C5 (bzw. B5) und C6/5 zum Einsatz. Bei grösseren Formaten oder Sonderformaten fallen entsprechend höhere Portokosten an.

Bei eigens produzierten Briefumschlägen ist auch die Innenseite bedruckbar. Ein vollflächiger Farbdruck auf der Innenseite wirkt optisch als Futter und verleiht dem Umschlag eine edle Anmutung. Der Innenseitendruck kann aber auch aus Bild- und Textelementen bestehen. Möglich ist auch das Ausstanzen von Fenstern in unterschiedlichen Formaten und Formen.

Mit besonderen Materialien, speziellen Formaten und Fenstern steigern Sie den Aufmerksamkeitswert Ihres Versandcouverts. Möglich sind Ausführungen aus farbigen und strukturierten Papieren, aus Folienmaterial oder aus Stoff. Besonders effektvoll sind Briefumschläge aus transparenten oder halbtransparenten Materialien, die das Briefpapier und den Mailinginhalt durchscheinen lassen.

In jedem Fall sollten Sie bei der Post ein Gut zum Druck einholen, bevor Sie den Umschlag produzieren und bedrucken lassen.

Je nach Ausführung gelten Mailings in Sonderformaten oder in Versandcouverts aus speziellem Material als Spezialsendungen, bei denen ein Portozuschlag anfällt.

Postalische Vorgaben für die Gestaltung

Damit Briefsendungen maschinell verarbeitet werden können, müssen sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Detaillierte Informationen zu den postalischen Vorgaben finden Sie in der Broschüre «Spezifikationen Briefgestaltung von A bis Z».

Text für das Versandcouvert formulieren

Wecken Sie mit einer Türöffnerbotschaft auf dem Versandcouvert das Interesse der Empfängerin oder des Empfängers. Das kann ein Reaktionsverstärker (z. B. Spezialrabatt für Kurzentschlossene), ein Teaser, eine Handlungsaufforderung oder ein Nutzenargument sein.

Tipp: Formulieren Sie zwei bis drei Varianten und wählen Sie danach die beste aus.