11 Tipps für effiziente Arbeitstage

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11 Tipps für effiziente Arbeitstage

Kennen Sie diese Situation? Sie teilen sich ihren Arbeitstag gedanklich ein und malen sich aus, was Sie alles erledigen werden. Doch dann kommt alles anders. Das Meeting dauert länger als geplant, unbeantwortete Mails fordern ständig Ihre Beachtung, das Telefon klingelt, Mitarbeiter suchen Ihren Rat ... Und so ist es dann doch wie immer: Soll- und Ist-Zustand klaffen meilenweit auseinander. Das muss nicht sein.

Mann in Büro trägt Kopfhörer und schaut sich entspannt ein Dokument an.

Studie deckt Zeitfresser und ineffektive Strukturen im Büroalltag auf

Gestiegener Kommunikationsaufwand, ineffiziente Meetings und mangelhafte Büroorganisation führen dazu, dass lediglich drei Tage pro Arbeitswoche für produktives Arbeiten übrig bleiben. Das hat die AKAD Hochschule in Leipzig in der Arbeitseffizienzstudie «Arbeitswelten im Wandel» mit 1'500 Teilnehmern aus dem Jahr 2013 herausgefunden. Nur etwa 60 Prozent der in Besprechungen vereinbarten Aufgaben werden umgesetzt, während pro Woche im Durchschnitt rund 16 Prozent Überstunden anfallen. Trotzdem haben fünf von sechs Personen das Gefühl, nicht genügend zu arbeiten.

11 Tipps für mehr Effizienz im Büro

1. Keine Meetings ohne Ziel, Agenda und Aufgaben.

Besprechungen gehören zu den grössten Zeiträubern. Mit diesen Tipps sorgen Sie für Effizienz:

  • nur die wirklich wichtigen Personen einladen
  • Ziel setzen und kommunizieren
  • Agenda erstellen und mit kleinen Aufgaben zur Vorbereitung versenden
  • Stehtische wählen
  • Smartphones und Tablets verbannen

2. Unterbrechungen vermeiden.

 Wer unterbrochen wird, wird in seiner Konzentration gestört, verliert den Faden, begeht mehr Fehler und benötigt dadurch rund einen Drittel länger, um die aktuelle Aufgabe zu erledigen. Schotten Sie sich deshalb täglich eine gewisse Zeit komplett ab, um fokussiert arbeiten zu können. Das heisst: Bürotüre schliessen oder ruhigen Ort suchen, Telefon umleiten und Kolleginnen und Kollegen informieren, E-Mail-Programm schliessen, Handy abschalten.

3. Anrufe und Post auf einmal erledigen.

Anrufe erledigen Sie am besten alle auf einmal und auch die Bearbeitung eingehender Post sollte am Stück und in eher unruhigen Zeiten erfolgen, weil hier konzentriertes Arbeiten nicht so wichtig ist.

4. E-Mails nur zu bestimmten Zeiten bearbeiten.

 Definieren Sie zwei bis vier fixe Zeiten pro Tag für die Bearbeitung der E-Mails. Danach schliessen Sie das Programm, um weder durch eingehende Mails gestört zu werden, noch in Versuchung zu geraten, zwischendurch den Account zu checken. Tipp: Beginnen Sie den Tag mit etwas Produktivem und lesen Sie Ihre E-Mails erst, nachdem Sie etwas Wichtiges erledigt haben. Weiter ist sinnvoll, die E-Mail-Adresse aus den Verteilerlisten von Absendern auszutragen, deren News Sie eh nicht lesen.

5. Perfektionismus abbauen.

 Übertriebene Genauigkeit ist ein hausgemachter und oft unterschätzter Zeitfresser. Wer dazu neigt, perfektioniert oft Dinge, die gar keiner bemerkt oder die gar nicht gefordert waren. Setzen Sie sich für jede Aufgabe ein Zeitlimit und halten Sie es auch ein. Versuchen Sie Ihren Perfektionismus mit dem Zeitlimit zu koppeln nach dem Motto: In 30 Minuten so perfekt wie möglich.

6. Wohlfühlarbeitsplatz einrichten.

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz unterstützt Sie dabei, fokussiert zu arbeiten und gibt Ihnen das gute Gefühl, alles im Griff zu haben.

7. Not-to-do-Liste erstellen.

Statt täglich die To-Do-Liste zu aktualisieren und dann frustriert zu erkennen, dass Sie doch nie alles schaffen, überlegen Sie, welche Dinge Sie NICHT erledigen könnten. Streichen Sie unwichtige Aktivitäten und Aufgaben, um mehr Zeit für das wirklich Wichtige zu haben. Dies können Dinge sein wie: verpasste Anrufe zurückverfolgen, alle paar Minuten das Smartphone zu checken, zu allem ja zu sagen oder am Wochenende Arbeit mit nach Hause nehmen (und sie dann doch nicht erledigen). Stellen Sie sich bei jeder Aufgabe folgende Fragen:    

  • Bringt mich diese Aufgabe meinen Zielen näher?
  • Wie schlimm ist es, wenn ich diese Aufgabe einfach nicht erledige

8. Prioritäten setzen.

Verschaffen Sie sich frühmorgens einen Überblick über Ihre Aufgaben und legen Sie täglich die wenigen Dinge fest, die für Ihre Arbeit essentiell sind. Erledigen Sie diese als Erstes und vertrösten Sie alles andere konsequent auf später, ausser es ist wirklich dringend. Hilfreich ist hierzu die Eisenhower-Methode, bei der alle Aufgaben in wichtig/unwichtig und eilig/nicht eilig eingeteilt werden. Alles, was nicht eilig, aber wichtig ist, wird terminiert, was unwichtig, aber eilig ist, wird möglichst delegiert. Alles, was weder wichtig noch eilig ist, kommt auf die Not-do-do-Liste.

9. Auf Informationen verzichten.

Wir nehmen viel zu viele Informationen durch Lesen in Zeitungen, Nachrichtenportalen, Blogs oder sozialen Netzwerken auf. Dadurch sinkt die Aufmerksamkeitsspanne und die Zeit für die Vertiefung fehlt. Verzichten Sie bewusst auf Informationen. Das wirklich Wichtige erfahren Sie in der Regel sowieso, ohne sich aktiv informieren zu müssen.

10. Werkzeuge nutzen.

Um Ihre Notizen, Aufgaben und Termine einfach und effizient zu verwalten, brauchen Sie passende Werkzeuge. Probieren Sie nicht ständig neue aus, sondern beschränken Sie sich auf erprobte und funktionierende Tools.

11. Pausen einplanen.

Konzentriertes Arbeiten setzt Pausen voraus. Stehen Sie zwischendurch auf, gehen Sie kurz nach draussen, sprechen Sie mit Kolleginnen und Kollegen. Solche bewusst gesetzte Pausen sind wichtig, um den Kopf zu lüften und danach erneut effizient arbeiten zu können.

Quellen:

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