Préparer correctement les adresses et garantir un adressage correct

Plusieurs raisons justifient de préparer méticuleusement les adresses: d’une part, cela vous permet de créer une base d’adressage correct et de personnalisation de votre mailing. D’autre part, la Poste ne rencontre aucune difficulté lors de la distribution de l’envoi. Enfin, avec une préparation bien pensée, vous économisez des frais de port et contribuez par ailleurs à un traitement des retours impeccable. Découvrez ce qui fait la différence.

Préparer les données pour l’adressage direct

Si vous préparez les données d’adresses pour un adressage ultérieur, prêtez attention aux points suivants. En revanche, si vos adresses sont destinées à la comparaison chez une entreprise externe, par exemple un fournisseur d’adresses, il est important que vous donniez à cette entreprise des informations précises sur la sortie des données et que vous la briefiez en détail.

• Déterminez le format de données (.txt/.xls/.csv)
• Veillez à toujours transmettre les données d’adresses dans la même structure et avec une bonne désignation pour l’adressage
• Fournissez le numéro d’adresse ou de client (important pour la saisie des réponses et pour un éventuel retour dans la base de données)
• Définissez, en cas de sources d’adresse multiples, des codes désignant la base de données d’origine et les segments de clients (important pour le contrôle des résultats)
• Faites la distinction entre adresses de particuliers et adresses d’entreprises. Voici deux exemples de structure d’adresse en Suisse:

• Veillez à ce que les noms très longs ne dépassent pas de la fenêtre d’adresse et adaptez en conséquence la taille des caractères le cas échéant
• Indiquez les civilités (Monsieur, Madame)
• Indiquez les titres (père, dr., prof.)
• Définissez les formules d’appel (Bonjour, Monsieur/Madame, Salut, Cher/Chère, etc.)
• Indiquez le code de langue pour la personne à contacter
• Établissez un fichier séparé pour chaque version linguistique
• Adaptez les désignations de case postale à la langue (postfach, case postale, casella postale)
• Indiquez le numéro postal d’acheminement de la case postale correspondante pour les adresses case postale
• Ajoutez la désignation du pays pour les envois à destination de l’étranger et envoyez ces adresses dans un fichier séparé
• Indiquez également les données de communication (téléphone avec indicatif, e-mail, URL, fax) dans l’éventualité d’une campagne de relance
• En fonction de la campagne de relance, indiquez également le nom du conseiller qui accompagne le client
• Désignez les fichiers remaniés avec la version correspondante
• Intégrez et désignez les adresses de contrôle

Adressage correct

La Poste traite environ 15 millions de lettres par jour. Un adressage précis et correct est une condition importante pour garantir une procédure efficace. Voici quelques informations importantes sur l’adressage:

• La qualité des adresses doit être contrôlée préventivement (contrôles aléatoires ou outils d’actualisation)
• L’adresse doit être complète et désigner le destinataire de manière à exclure toute incertitude
• Une adresse se compose de trois lignes au minimum et de six lignes au maximum
• Écrivez, dans la mesure du possible, le nom de l’entreprise ou le nom et le prénom en toutes lettres
• La désignation de rue doit être complète et comporter le numéro maison
• En cas de distribution de l’envoi à une case postale, l’adresse doit être complétée si possible par le numéro de case postale
• Le numéro postal d’acheminement et la localité ne doivent pas manquer
• Aucune ligne vierge ne doit figurer dans le bloc d’adresse
• Ni le numéro postal d’acheminement, ni la localité ne doivent être soulignés ou écrits en caractères espacés
• L’adresse doit être imprimée en étant alignée à gauche

Conseil supplémentaire: ne transmettez jamais une liste d’adresses que vous n’avez pas soigneusement contrôlée.