Confection et envoi de mailings

Le Lettershop est le dernier prestataire qui s’occupe de votre mailing. Il confectionne (ou met sous pli) vos envois et se charge du dépôt à la Poste. Pour une attribution de mandat et une mise sous enveloppe irréprochables, lisez nos conseils pratiques concernant la dernière ligne droite de votre campagne de marketing direct.

Les prestations de la plupart des Lettershops ne se bornent pas à la confection et à l’envoi des mailings, mais aussi à leur personnalisation. Il est vrai que certaines imprimeries spécialisées font appel à l’Inline Finishing, un procédé permettant d’imprimer, de personnaliser, d’apprêter et de confectionner les mailings d’un seul trait. L’Inline Finishing n’est cependant conseillé que pour les tirages importants. Pour les opérations de moindre envergure, il est plus judicieux de travailler avec deux fournisseurs (l’imprimerie et le Lettershop).

Infrastructure

Lors du choix de votre prestataire, vérifiez son infrastructure. Il existe des systèmes d’impression et de mise sous pli intelligents capables de reconnaître le nom du destinataire, de rassembler les lettres à son nom et de les mettre dans une même enveloppe.

Exigences

Définissez à l’avance les exigences concernant les différents éléments du mailing pour la mise sous enveloppe. Par exemple, si les machines à mettre sous pli dont il dispose ne sont pas récentes, chaque imprimé doit au moins présenter un côté fermé (les plis en zig-zag ne sont pas admis).

Pour le traitement mécanique, procurez-vous des enveloppes avec rabat gommé. Les enveloppes avec bandes autocollantes ne sont pas indiquées pour la mise sous enveloppe mécanisée.

Attribution de l’ordre

Briefez correctement votre lettershop: pour chaque type de mailing, préparez un échantillon contenant les annexes dans l’ordre souhaité. Conseil: demandez systématiquement un «bon pour laser» ou un «bon pour exécution».

Si vous optez pour une mise sous pli manuelle (par exemple, si vos envois comprennent des annexes en 3D comme des échantillons ou des gadgets), examinez également les prestations des ateliers pour handicapés. Ces institutions offrent des prestations de qualité aux prix du marché.

Contrôles

Si plusieurs éléments de votre mailing sont personnalisés, il est important de réaliser des vérifications à brefs intervalles. La plupart du temps, les éléments sont personnalisés sur une feuille d’impression, puis découpés et immédiatement mis sous pli.

Mise sous film

Les catalogues ou les périodiques peuvent aussi être mis dans des emballages transparents. Les imprimés sont glissés dans un film transparent qui sert alors d’emballage. L’adresse est apposée directement sur l’imprimé ou sur la pochette transparente. Veillez à respecter les directives postales en vigueur.

Affranchissement

Dès la phase de conception, pensez au type d’affranchissement que vous souhaitez pour votre mailing. Vous avez le choix entre:

• L’empreinte P.P. (que vous pouvez créer vous-même)
• L’affranchissement avec machine à affranchir et IFS (système d’affranchissement intelligent)
• Les timbres-poste à apposer (pour les coller de manière mécanique, il existe des timbres-poste sur rouleau. Cette tâche est effectuée par votre lettershop.)

Calendrier

Clarifiez avec votre département de gestion des réponses s’il est judicieux d’envoyer les mailings en plusieurs lots, afin de pouvoir traiter les réponses dans de plus brefs délais. Cela est recommandé en particulier pour les grands volumes d’envois.

Tri préalable

La prise en charge de prestations préalables lors de l’expédition par la poste permet de réaliser des économies. Vérifiez en temps voulu les éventuelles prestations préalables dont peut bénéficier votre mailing. Celles-ci comprennent par exemple le tri et le groupement des envois par localités, par cases postales ou par circonscriptions. Cette étape de travail doit avoir lieu avant le traitement des adresses. Le fichier de tri de la Poste vous aidera dans cette tâche. Le lettershop se charge en général de grouper les fichiers de tri par lot.

Expédition

Attirez l’attention du lettershop sur le fait qu’il doit annoncer le dépôt à la Poste au moins 7 jours à l’avance pour une distribution à une date précise.

Veillez à ce que le dépôt des mailings à la Poste soit fait à votre nom. Ce n’est qu’ainsi que vous pourrez profiter d’éventuels rabais sur le chiffre d’affaires.