Rédiger des lettres simples et précises

Les expressions, phrases et formules superflues se sont introduites discrètement dans la correspondance de nombreuses entreprises. Et elles le restent aussi longtemps que quelqu’un fasse un bon dépoussiérage! Un style trop pompeux rend les phrases et les lettres ennuyeuses, impersonnelles et, de ce fait, nuisent à l’image de l’expéditeur. En revanche, les affirmations et les mots actifs, imagés et précis permettent de faire passer des messages clairs et rendent la lecture agréable. Nos exemples montrent comment les bonnes formulations modifient l’effet produit par un courrier.

Formules d’appel

À éviter: Chers clients,

Mieux:

• Madame,
• Chère Madame,

Remarque: adressez-vous toujours à une personne ciblée, mais n’appelez jamais votre correspondant par son nom de famille! Les Monsieur Dupont et autres Chère Madame Durand sont à proscrire. Utilisez les formules Monsieur ou Madame lorsque vous vous adressez à un inconnu ou Cher Monsieur ou Chère Madame si vous connaissez bien votre correspondant.

Introduction

À éviter: Nous vous confirmons la réception de votre courrier.

Mieux:

• Nous vous remercions pour votre courrier.
• Votre courrier du (...) nous est bien parvenu et nous vous en remercions.

À éviter: Nous nous référons à votre e-mail du (...) et vous faisons part de ce qui suit: (...)

Mieux:

• Nous vous remercions de votre e-mail du (...). − Aujourd’hui, nous avons l’avantage de vous informer que (...)
• Dans votre e-mail du (...), vous avez émis le souhait de vous entretenir avec le responsable des produits. Nous vous proposons les rendez-vous suivants: (...)

À éviter: En référence à votre demande du (...), nous nous positionnons comme suit:

Mieux:

• Nous avons bien reçu votre demande du (...) et vous en remercions. Nous avons pu vérifier les chiffres, qui attestent que...
• Vous vous êtes renseigné au sujet de votre police d’assurance le (...). Les points suivants vont vous intéresser:

Remarque: allez droit au but.

À éviter: Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à nos produits.

Mieux:

• Nous sommes heureux de l’intérêt que vous portez à notre (groupe et nom du produit).

Corps du texte

À éviter: Si votre paiement et ce courrier se sont croisés, ...

Mieux:

• Si vous avez réglé la facture entre-temps, vous n’avez rien besoin de faire.

À éviter: Si le montant n’est pas réglé d’ici au (...), nous nous verrons dans l’obligation d’avoir recours à la voie juridique.

Mieux:

• Nous vous remercions de régler le montant mentionné entre le (...) et le (...). Vous éviterez ainsi des frais de rappel ou de poursuite ainsi qu’une perte de temps.
• C’est le dernier moment pour régler votre facture. Veuillez virer le montant de CHF (...) d’ici au (...) sur notre compte bancaire. Dans le cas contraire, nous serons contraints d’engager une poursuite.

À éviter: Vous trouverez ci-joint les documents souhaités.

Mieux:

• Vous trouverez ci-joint le catalogue souhaité sur (...).
• Vous trouverez dans les documents ci-joints toutes les informations sur le projet de la nouvelle construction Les Tilleuls.

À éviter: Nous vous contacterons aussitôt que nous aurons clarifié les faits.

Mieux:

• Nous prendrons contact avec vous aussitôt que nous aurons trouvé une solution satisfaisante.
• Veuillez patienter une semaine. Je vous informerai en personne des prochaines étapes à suivre.
• Merci de votre confiance. Nous allons examiner votre demande et vous tiendrons informé d’ici au (...).

Conclusion

À éviter: Nous serions heureux de pouvoir vous accueillir sur notre stand.

Mieux:

• Nous nous réjouissons de votre visite à la foire (...).
• Nous nous réjouissons de votre visite sur notre stand.
• Allez-vous vous rendre à la foire? Nous nous réjouissons de vous rencontrer.

À éviter: Nous nous tenons à votre disposition pour toute question.

Mieux:

• Nous sommes à votre disposition.
• Avez-vous des questions? Vous pouvez nous contacter au (...).

À éviter: Nous regrettons de ne pas pouvoir vous répondre favorablement et vous adressons nos meilleures salutations.

Mieux:

• Malgré ce refus, nous nous réjouissons de recevoir une nouvelle demande de votre part à l’avenir.

À éviter: Nous attendons avec impatience votre réponse.

Mieux:

• Nous vous remercions d’avance pour votre réponse.

À éviter: Nous espérons avoir pu répondre à vos attentes et vous prions...

Mieux:

• Avons-nous répondu à vos questions? Dans le cas contraire, n’hésitez pas à nous appeler. Nous sommes à votre disposition.

À éviter: Nous vous prions de prendre position.

Mieux:

• Nous vous prions de nous faire part de votre point de vue d’ici au (...)
• Merci de nous faire part de votre point de vue d’ici au (...).

Remarque: «prise de position» est un terme austère.

À éviter: Nous vous prions de prendre bonne note de ce qui précède.

Mieux:

• Merci de virer le montant dans les prochains jours.

Remarque: soyez concret ou n’écrivez rien. En effet, si on lit la lettre, on prend automatiquement note du contenu.

À éviter: Merci de votre compréhension.

Mieux:

• Nous espérons que vous comprenez notre décision.
• Nous sommes heureux d’avoir pu trouver un terrain d’entente.

Remarque: ou ne rien écrire. En effet, cela est souvent mieux que de faire comprendre à l’interlocuteur qu’on considère des faits comme acceptés ou liquidés.

Salutations

À éviter: Avec nos meilleures salutations

Mieux:

• Meilleures salutations
• Cordialement
• Salutations estivales, hivernales, automnales
• Salutations ensoleillées, sportives, musicales

Remarque: selon sa relation avec le destinataire ou selon la branche, on peut faire preuve de créativité.