Stop à la malaria de la réunionite ou à la peste du PowerPoint

Guidage vocal

Je ne ronfle pas, j’écoute! Anitra Eggler sur la malaria de la réunionite et la peste du PowerPoint

Des réunions et des présentations? Selon Anitra Eggler, il y en a trop, elles sont trop chères et souvent infructueuses. PowerPoint n’est pas responsable de ce qu’on en fait. Comment faire plus efficace? Notamment avec une bonne préparation et des participants motivés à prendre des décisions.

Pour vous aider: des séances en marchant plutôt qu’assis ou des micro-réunions de 5, 10 ou 15 minutes. Voyez d’autres astuces dans la vidéo de premier secours.

Somnifère au bureau en six lettres? Séance! Une lecture mot à mot d’une présentation à l’écran est plus efficace qu’un Valium 10 mg. Et c’est en vente libre. Il suffit de participer à chaque séance à laquelle on est invité. On appelle ça MAS: Mindless Accept Syndrome.

Le MAS est une plaie qui s’infecte d’elle-même, par la malaria de la réunionite ou la peste du PowerPoint. Les épidémies qui en résultent coûtent chaque année au moins un quart de la productivité, selon les conseillers en entreprise de Bain & Company. Et voilà le tableau: lundi matin, 9h02, 50 francs: réunion des cadres au siège. La salle de conférence «Cervin» accueille 1500 francs de salaires horaires cumulés. Personne ne sait exactement pourquoi il est là. On sort tout juste du week-end. Un petit café?

9h06, 150 francs: «Quelqu’un sait-il comment le beamer fonctionne?» Tout le monde est soudain très occupé sur son propre écran. Seul un collègue allemand lève brièvement le nez de son portable, montre la télécommande et dit «C’est l’affaire de l’IT».

9h10, 250 francs: miracle, le beamer fonctionne. Alors que la première page du PowerPoint s’affiche sur la pauvre paroi blanche innocente, le mobile de la personne la plus haut placée dans la salle se met à sonner. Sa sonnerie «téléphone rétro» est insupportable. Les autres ont honte pour lui. Le supérieur victime de son smartphone répond et dit à son interlocuteur qu’il ne peut pas répondre au téléphone maintenant. Personne ne rit.

Illustration: Corina Vögele

La démotivation et le désintérêt sont palpables. La «powerwoman» de la séance n’arrive pas à briser la glace en introduisant sa présentation sur le thème «Augmentations des coûts de personnel et de processus dues aux normes européennes de protection des données» par un proverbe chinois qui se veut amusant: «Mieux vaut un idiot qui travaille qu’un sage qui dort».

9h12, la séance a déjà coûté 300 francs à l’entreprise. Durant la présentation, tous les participants ont le regard rivé sur leur écran et répondent à leurs e-mails, absents. Pour nombre de cadres, les réunions offrent des instants privilégiés durant lesquels ils peuvent traiter leurs messages sans être dérangés. En même temps, cette absence patente d’intérêt démotive tout le monde et nuit à la productivité. ’Mme «powerwoman» a mis sept heures à préparer sa présentation et la montre en 45 minutes (1125 francs!), ce qu’elle aurait dit en cinq minutes si elle n’avait pas eu de diapositives.

Pour nombre de cadres, les réunions offrent des instants privilégiés durant lesquels ils peuvent traiter leurs messages sans être dérangés.

On passe désormais la moitié de son temps de travail en séances. Bain & Company a analysé le comportement de milliers de loups de bureau dans 17 groupes états-uniens. Conclusion: les cadres passent en moyenne 7000 heures par an en réunions qui demandent 300 000 heures de préparation préalable. Si 10 000 collaborateurs et collaboratrices traitent leurs e-mails durant ces réunions, il en résulte une perte sèche de 60 millions de dollars US. Par an.

Destructrice de productivité, la peste du PowerPoint? Le logiciel n’est pas responsable de ce qu’on en fait. Dévastatrice, la malaria de la réunionite? Les séances ne valent que par leur préparation, le choix et la capacité de décision des participants et des participantes, leur planification et la manière dont elles sont menées. Vous côtoyez des tueurs d’ambiance, des collègues désintéressés et toujours moins motivés? Ils changeront d’attitude lorsque vous en changerez vous-même. Commencez donc tout de suite!

Anitra Eggler

a débuté sa carrière dans la communication en 1992 comme rédactrice d’annonces mortuaires à Buenos Aires. Aujourd’hui, cette habitante de Karlsruhe est une auteure à succès et l’une des conférencières de langue allemande les plus réputées. Avant de conquérir les scènes en tant que «thérapeute numérique» et les librairies avec des titres provocants comme «E-Mail macht dumm, krank und arm», elle a travaillé avec succès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pendant treize ans en tant que manager de start-up médias et marketing du domaine Internet.

www.anitra-eggler.com

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