Erfolgreiche Aussendienstbesuche

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Erfolgreiche Aussendienstbesuche So bereiten Sie sich auf das Gespräch vor

Zeit ist Geld – Gesprächszeit im Hause des Kunden erst recht. Denn erstens braucht es viel Vorbereitungs- und Anreisezeit, bis es soweit ist, und zweitens schenkt Ihnen der Kunde seine eigene wertvolle Zeit. Es lohnt sich also, sorgfältig damit umzugehen, damit sich der Aufwand für beide Seiten lohnt. Wie dies gelingt, erfahren Sie durch unsere Tipps und die Checkliste von Business-Best-Practice.de.

Ein Aussendienstmitarbeiter auf Kundenbesuch

1. Reibungslose Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb sicherstellen.

Das Marketing kreiert in der Regel Werbekampagnen sowie Webinhalte, um Leads zu generieren und diese dem Vertrieb zuzuspielen. Entscheidend ist nun, dass der Vertrieb diese sofort weiterbearbeitet, die Werbeversprechen einhält und die potenziellen Kunden adäquat «abholt». Anschliessend sollten die Informationen aus dem Vertrieb bezüglich Qualität der Leads ins Marketing zurückfliessen, um zukünftige Kampagnen optimieren zu können. Denn: Je hochwertiger die Leads, desto motivierter das Verkaufsteam.

2. Kaufentscheidungsprozess antizipieren.

Finden Sie durch nachfragen und zuhören heraus, wo im Kaufentscheidungsprozess Ihr Gesprächspartner steht und welche Informationen er braucht, um den Kaufentscheid treffen zu können. Begleiten und unterstützen Sie ihn, bis er Signale zur Kaufbereitschaft sendet. Dann steuern Sie ohne Zögern den Abschluss an. Halten Sie bis zu diesem Zeitpunkt alle wichtigen Informationen in der CRM-Datenbank fest und terminieren Sie die nächsten Kontaktschritte entsprechend.

3. Auf Anfragen schnell reagieren.

Je schneller eine eingehende Anfrage bearbeitet wird, desto höher die Erfolgschancen. Kontaktieren Sie Interessenten deshalb möglichst sofort nach Eingang von Anrufen, Posts, Online-Formularen usw.

4. Termin vereinbaren und erste Informationen einholen.

Holen Sie bereits bei der Terminvereinbarung erste Informationen zum aktuellen Bedarf, zu konkreten Wünschen, zur Terminsituation und zur gewünschten Gesprächsdauer ein. So können Sie sich präzis auf das Gespräch vorbereiten und der Kunde respektive Interessent fühlt sich wertgeschätzt und ernst genommen. Zudem weiss er, dass das persönliche Gespräch auf ihn zugeschnitten sein wird (und er keine allgemeine Präsentation über Ihre Leistungen über sich ergehen lassen muss).

5. Sich informieren.

  • bei potenziellen Kunden: Über private Kunden werden Sie vor dem Termin nicht viel herausfinden können. Eine Google-Anfrage ist dennoch sinnvoll, um allenfalls Anknüpfungspunkte für das Gespräch zu erhalten. Bei Geschäftskunden sieht dies jedoch anders aus. Hier geben Web und Wirtschaftspresse einiges her. Die Informationen helfen Ihnen, den Nutzen Ihres Angebots klarer zu kommunizieren. Falls die Kontaktperson in einem Businessportal wie Xing oder LinkedIn präsent ist, so vernetzen Sie sich allenfalls bereits vor dem Gespräch mit ihr.
  • bei bestehenden Kunden: Informieren Sie sich darüber, was Ihr Kunde wie oft und in welchen Abständen gekauft hat, wie die Zahlungsmoral war, wie lukrativ die Geschäfte für Sie waren und folglich, ob Sie Rabattforderungen nachgeben können oder Preiserhöhungen durchsetzen sollten. Klären Sie zudem ab, ob es in der Vergangenheit Probleme gab, ob aktuelle Projekte am Laufen sind. Informieren Sie sich auch darüber, was letztes Mal besprochen worden ist. Beachten Sie: Ihre Vorbereitung ist nur so gut, wie die Nachbereitung Ihres letzten Gesprächs war. Erfassen Sie im CRM-System deshalb nach jedem Kontakt die wichtigen Infos, Gesprächsinhalte, Absprachen, Wünsche, Hintergrundinformationen und auch Persönliches wie Hobbys, Geburtstag usw.

6. Sich auf das Gespräch vorbereiten.

Setzen Sie sich ein Ziel. Möchten Sie zum Beispiel den Bedarf abklären und das Unternehmen präsentieren oder direkt einen Abschluss erzielen? Vielleicht gibt es auch neue Angebote seit dem letzten Kontakt, die Sie vorstellen möchten. Überlegen Sie weiter, wie Sie in das Gespräch einsteigen könnten und welches das grösste Problem des Kunden in Bezug auf Ihr Angebot sein könnte, damit Sie anschliessend eine Problemlösung statt bloss ein Produkt anbieten können – ganz nach dem Motto von Steve Jobs: «Sell dreams, not products.» Am besten entwickeln Sie für Ihre Kundengespräche einen Fragenkatalog, mit dem Sie fehlende Informationen sammeln und notieren können, wie zum Beispiel: Worauf legt der Gesprächspartner Wert? Was braucht er? Warum braucht er es? Und wann? Welches Budget steht ihm zur Verfügung? Gibt es Termine einzuhalten? usw.

7. Die richtigen Unterlagen mitnehmen.

Präsentieren Sie Ihr Unternehmen bei Privatkunden kurz mündlich, bei Geschäftskunden mithilfe einer Präsentation auf Laptop oder Tablet. Sagen Sie kurz und klar, wie gross Ihr Unternehmen ist, in welchen Bereichen es tätig ist und wo seine Stärken sind. Wichtig ist, dass Sie sich auf jene Informationen konzentrieren, die Vertrauen erzeugen wie Erfahrung, Kompetenz, aktuelle Projekte usw. Einpacken sollten Sie auch Broschüren, Produktmuster oder Produktfotos, Give-Aways, Visitenkarte und Schreibutensilien.

8. Pünktlich und gepflegt erscheinen.

Informieren Sie sich rechtzeitig über Adresse, Anfahrtsweg und Anfahrtsdauer und berücksichtigen Sie mögliche Verzögerungen durch Verkehrsstörungen oder vereinbaren Sie eine Zeitspanne, falls Sie sich nicht genau festlegen können. Unpünktlichkeit macht einen schlechten Eindruck. Auch ein gepflegtes Äusseres ist bei Kundenterminen Pflicht, was nicht immer Anzug oder Kostüm bedeutet.

Checkliste für die Besuchsvorbereitung

  • Sie haben den Termin vereinbart und das verfügbare Zeitbudget geklärt.
  • Ihnen sind die genaue Adresse, der Anfahrtsweg und die korrekten Namen aller Beteiligten bekannt.
  • Sie haben möglichst viel über den Kundenwunsch in Erfahrung gebracht, Ihr Angebot und Ihre Argumentation darauf abgestimmt.
  • Sie haben einen Fragenkatalog mit noch zu klärenden Fragen vorbereitet.
  • Sie konnten (neue) Informationen über den Kunden und die Branche sammeln (persönliche Daten, Unternehmensdaten, aktuelle Projekte, Branchensituation).
  • Bei bestehenden Kunden: Ihnen liegen Informationen über bisherige Kontakte und Geschäfte vor.
  • Sie sind sich über das Ziel des Gesprächs im Klaren.
  • Sie haben sich einen guten Gesprächseinstieg überlegt.
  • Sie wissen, wie Sie den konkreten Kundennutzen Ihres Angebots darstellen wollen.
  • Sie wissen, was Sie auf mögliche Einwände entgegnen können.
  • Sie haben alle Unterlagen dabei (Angebot, Informationen über Ihr Unternehmen, Schreibmaterial/bzw. Block, Notebook, Visitenkarte, Werbegeschenk).

Quelle: Fachbeitrag «Kundenbesuche vorbereiten: Wie Sie bei Kundenterminen Ihre Abschlussquote leicht verdoppeln», publiziert auf www.business-best-practice.de

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