Mailings konfektionieren und versenden

Der Lettershop ist der letzte Dienstleister, der sich mit Ihrem Mailing befasst. Er konfektioniert (oder couvertiert) Ihre Sendungen und erledigt die Postaufgabe. Damit die Auftragsvergabe und die Konfektionierung reibungslos klappt, lesen Sie unsere Praxistipps für den Endspurt Ihrer Direct-Marketing-Aktion.

Zum Leistungsspektrum der meisten Lettershops zählt neben Konfektionierung und Versand auch das Personalisieren von Mailings. Umgekehrt werden Mailings beim so genanntem Inline Finishing von spezialisierten Druckereien in einem Arbeitsgang gedruckt, personalisiert, weiterverarbeitet und konfektioniert. Das Inline Finishing lohnt sich jedoch erst ab hohen Auflagen. Für kleinere Aktionen empfiehlt es sich, mit zwei Anbietern (Druckerei und Lettershop) zusammenzuarbeiten.

Infrastruktur

Achten Sie bei der Wahl Ihres Dienstleisters auf seine Infrastruktur. Intelligente Druck- und Kuvertiersysteme erkennen beispielsweise, wenn ein Empfänger mehrmals vorkommt, bündeln die Briefe und verpacken sie zusammen in einen Briefumschlag.

Anforderungen

Klären Sie rechtzeitig ab, welche Anforderungen an die einzelnen Mailingbestandteile für die Konfektionierung gestellt werden. Zum Beispiel müssen die Drucksachen bei älteren Kuvertiermaschinen mindestens eine geschlossene Kante aufweisen, kein Zickzack-Falz (Leporellofalz).

Beschaffen Sie für die maschinelle Verarbeitung Couverts mit gummierten Verschlussklappen. Couverts mit Haftklebestreifen sind für die maschinelle Konfektionierung dafür nicht geeignet.

Auftragserteilung

Briefen Sie Ihren Lettershop gut und fertigen Sie pro Sorte ein Muster mit der gewünschten Anordnung der Beilagen an. Tipp: Verlangen Sie jeweils ein «Gut zum Laser» respektive ein «Gut zur Ausführung».

Prüfen Sie bei manueller Couvertierung (beispielsweise bei 3-D-Beilagen wie Mustern oder Gadgets) auch die Dienstleistungen von Behindertenwerkstätten. Die Qualität solcher Institutionen ist hoch und die Preise sind marktgerecht.

Kontrollen

Wenn bei Ihrem Mailing mehrere Bestandteile personalisiert sind, ist es wichtig, dass in kurzen Abständen Stichproben gemacht werden. Meist werden die Teile auf einem Druckbogen personalisiert, dann geschnitten und sofort couvertiert.

Folierung

Kataloge oder Zeitschriften lassen sich auch folieren. Die Drucksachen werden dabei in eine transparente Folie eingeschweisst, die als Verpackung dient. Die Adresse wird auf das Printobjekt oder direkt auf die Folie gedruckt. Beachten Sie dazu die postalischen Vorgaben.

Frankieren

Überlegen Sie bereits in der Konzeptionsphase, wie Sie Ihr Mailing frankieren möchten. In Frage kommen:

• P.P.-Frankaturen (auch selbst gestaltete)
• Frankieren mit Frankiermaschine und IFS (Intelligentes Frankiersystem)
• Aufkleben von Briefmarken (Für das maschinelle Aufkleben gibt’s Briefmarken auf Rollen. Dieser Arbeitsgang übernimmt Ihr Lettershop.)

Timing

Klären Sie mit Ihrem Response Management ab, ob es sinnvoll ist, die Mailings gestaffelt aufzugeben, um den Rücklauf innert nützlicher Frist bearbeiten zu können. Dies empfiehlt sich vor allem bei grossen Aussandmengen.

Vorsortierung

Durch die Übernahme von Vorleistungen beim Postversand lassen sich Kosten sparen. Prüfen Sie frühzeitig, ob Ihr Mailing von Vorleistungen profitieren kann. Dazu gehört beispielsweise das Sortieren und Bündeln der Sendungen nach Orten, Postfächern oder Botenbezirken. Dieser Arbeitsschritt muss bereits vor der Adressaufbereitung erfolgen. Das Sortierfile der Post unterstützt Sie dabei. Der Lettershop übernimmt gewöhnlich das Kennzeichnen der Sortierfile-Bunde.

Versand

Machen Sie Ihren Lettershop darauf aufmerksam, dass er die Post-Aufgabe frühzeitig ankündigen muss. Bei einer taggenauen Zustellung mindestens 7 Tage zum Voraus.

Lassen Sie die Mailings in Ihrem Namen bei der Post aufgeben. Nur so profitieren Sie von allfälligen Umsatzrabatten.